6. Registro De Empregados

6. Registro De Empregados

Fonte: CozinhaNet

1. OBRIGATORIEDADE

As empresas individuais ou coletivas que, assumindo os riscos da atividade econômica, admitem, assalariam e dirigem a prestação pessoal de serviços, estão obrigadas a registrar seus empregados em livros ou fichas próprios, inclusive aposentados que retornam à atividade, menores e estrangeiros.

Esta obrigatoriedade é extensiva aos empregadores rurais.

1.1. EQUIPARAÇÃO

A obrigatoriedade de registrar os empregados estende-se aos profissionais liberais, às instituições beneficentes, às associações recreativas ou outras instituições sem fins lucrativos que admitirem trabalhadores, em virtude de sua equiparação, para os efeitos da relação empregatícia, aos empregadores em geral.

1.2. EMPREGADOS DOMÉSTICOS 

Aqueles que admitirem empregados domésticos, assim considerados os que prestam serviços de natureza contínua e de finalidade não lucrativa à pessoa ou à família, no âmbito residencial destas, estarão excluídos do cumprimento desta obrigação.

A exclusão de registro no livro ou ficha não exime o empregador doméstico da obrigatoriedade de proceder às anotações respectivas na Carteira de Trabalho e Previdência Social do empregado doméstico.

1.3. ESTAGIÁRIOS

As empresas que contratarem estagiários ficarão, em relação a estes, excluídas da obrigação do preenchimento do registro de empregados, por não haver vínculo empregatício.

1.4. DIRETORES NOMEADOS

Os diretores que forem nomeados por assembléia de Sociedade Anônima, vindo a ter poder de gestão, ficam excluídos da obrigação do preenchimento do registro de empregados, por não haver vínculo empregatício entre eles e a empresa.

1.5. TRABALHADOR TEMPORÁRIO

O trabalhador temporário, que é aquele que presta serviço com finalidade de atender à necessidade transitória de uma empresa, não é regido pela CLT, não tendo, portanto, de ser registrado no livro de registro da empresa de trabalho temporário, tampouco no da empresa tomadora dos serviços. As condições de seu contrato de trabalho serão anotadas na Carteira de Trabalho e Previdência Social.

1.6. LEI 9.601

Os empregados contratados por prazo determinado com base na LEI 9.601/98 devem ser obrigatoriamente registrados pela empresa.

2. LEGISLAÇÃO DO LIVRO OU FICHAS

Desde 20/6/2001, com base na Lei 10.243/2001, deixou de existir a obrigatoriamente de autenticação do livro ou fichas da manutenção do livro ou fichas de registro de empregados, inclusive do livro ou fichas em continuação.

Cabe ressaltar que enquanto não houver a contratação de empregados, a empresa não está obrigada a ter livro ou fichas de registro, bem como os fiscais não podem exigir que os mesmos sejam apresentados em branco.

3. REQUISITOS MÍNIMOS

O empregador pode adotar qualquer modelo para registro de empregados, em fichas ou livros, de qualquer dimensão, incluir informações que desejar desde que relevantes para o exercício profissional e que não firam a privacidade e a intimidade do empregado, devendo constar os seguintes elementos mínimos indispensáveis:

- Nome do empregado;
- Filiação;
- Data e local de nascimento;
- Número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- Data de admissão;
- Cargo ou função em que foi admitido;
- Remuneração com o que foi admitido;
- Forma de pagamento;
- Local de trabalho;
- Horário de trabalho;
- Anotação de férias;
- Anotação de acidente do trabalho e doença profissional;
- Data da dispensa;
- Identificação da conta vinculada do FGTS;
- Identificação da conta do PIS / PASEP.

É conveniente que haja espaço suficiente para anotação das alterações do contrato de trabalho inicial e as outras observações que interessem à proteção do trabalhador.

O registro do empregado deve estar sempre atualizado e numerado seqüencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas.

3.1. MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE

As microempresas e as empresas de pequeno porte optantes pelo SIMPLES estão obrigadas a cumprir todas as obrigações concernentes ao registro de empregados.

3.2. DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA

A legislação não relaciona os documentos que o empregado deve apresentar quando de sua contratação. Assim, o único documento que o empregado está obrigado a apresentar à empresa para seu registro é a Carteira de Trabalho e Previdência Social. Entretanto, apesar a legislação não obrigar, a empresa pode exigir a apresentação de outros documentos que julgar necessários à vida funcional do emprego, como certidões de casamento e nascimento dos filhos, certificado de revistas, CPF, RG, Registro Profissional, dentre outros. A empresa não poderá reter nenhum documento do empregado, devendo somente extrair as informações necessárias.

3.3. SERVIÇO EXTERNO

No caso do emprego que exerce atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho, tal condição deve ser anotada no registro de empregado. Esta anotação poderá ser feita no espaço destinado a observações.

4. CENTRALIZAÇÃO DO REGISTRO

As empresas com diversos estabelecimentos não podem centralizar o registro de todos os seus empregados no estabelecimento-matriz. Isto porque a legislação determina que o registro de empregado deve permanecer no estabelecimento onde o trabalhador está destinado a atuar.

Esta determinação, no entanto, se aplica somente ao termo inicial do registro necessário à configuração do vínculo empregatício. As anotações referentes à continuação do registro, bem como os documentos sujeitos a fiscalização, poderão ser feitos através de controle único centralizado na matriz.

4.1. TRANSFERENCIA DO EMPREGADO

No caso de transferência do empregado, esta deverá ser anotada na ficha originária do registro, efetuando-se novo registro no local de trabalho onde o empregado foi transferido, do qual constará a data primitiva do início do seu contrato de trabalho, observando-se ainda a data da transferência. Nesse caso, é aconselhável que se anexe ao novo registro cópia autenticada da ficha ou folha originária do registro.

5. ESGOTAMENTO DOS ESPAÇOS

Quando se esgotarem os espaços para anotação na ficha de registro de empregados, a empresa deve providenciar a abertura de ficha de comunicação, que receberá o mesmo número daquela que se esgotou. 

Em se tratando de livro, as anotações podem continuar a ser feitas em outra folha, sendo que, nesse caso, a nova folha deve ter numeração diferente da anterior. Estes procedimentos não são necessários para os casos em que a empresa adote controle único centralizado.

5.1. MUDANÇA DE SISTEMA

A legislação não exige qualquer procedimento especial para a mudança de sistema de registro de empregados. Como a legislação não proíbe, não há impedimento para que o empregador altere o sistema de livro para ficha ou vice-versa, ou mesmo para sistema informatizado. Optando pela mudança, deve manter os registros iniciais arquivados, anotando na parte destinada a observações que a continuação das anotações passará a ser realizada no novo sistema. Os empregados contratados após a mudança no sistema serão registrados no novo sistema, devendo este seguir sua numeração seqüencial.

6. READMISSÃO

A folha do livro ou a ficha de registro pode ser utilizada mais de uma vez para o mesmo empregado nos casos de readmissão, desde que contenha espaço próprio suficiente para o registro de cada novo contrato de trabalho. Deve constar, indispensavelmente, os novos elementos: a data de re-admissão, cargo ou função, salário, forma de pagamento, outras remunerações e data da dispensa.

Embora exista a possibilidade de utilizar-se a mesma folha do livro ou ficha, na prática usa-se outra folha ou ficha, tendo em vista que a maioria dos modelos padronizados de Registro de Empregados não comportam novo registro.

7. OBRIGATORIEDADE DE EXIBIÇÃO

O registro de empregados deve ser, obrigatoriamente, exibido pelo empregador nos locais de trabalho aos encarregados da fiscalização, quando solicitado.

7.1. LOCAL DE TRABALHO

Considera-se local de trabalho a matriz, agência, filiais ou sucursais da organização empregadora onde o empregado desempenhe efetivamente as suas atividades.

7.2. PRESTADORES DE SERVIÇO

Apesar da obrigatoriedade de exibição do livro ou ficha de registro nos locais de trabalho, o registro de empregados de empresas prestadoras de serviços poderá permanecer na sua sede, desde que esta se localize no mesmo município da empresa contratante do serviço e que os empregados portem cartão de identificação do tipo “crachá”, contendo: nome completo, data da admissão, número do PIS / PASEP, horário de trabalho e respectiva função.

8. SISTEMA INFORMATIZADO

A empresa pode optar pelo registro de empregados através de sistema informatizado, meio magnético ou ótico, desde que observe todas as exigências legais relativas ao contrato de trabalho.

Os registros de empregados, devidamente atualizados, devem obedecer a uma numeração seqüencial, por estabelecimento.

O empregador deve observar os procedimentos analisados no item 3 desse mesmo módulo.

8.1. FISCALIZAÇÃO TRABALHISTA

Em cada Centro de Processamento de Dados (CPD), a empresa deve manter memorial descritivo, especificando:

- As instalações do CPD;

- A localização dos estabelecimentos da empresa;

- A descrição do ambiente computacional;

- A indicação de autoria do sistema, se próprio ou software house, com detalhamento suficiente que permita avaliação da durabilidade, segurança e capacidade do sistema, bem como a especificação das garantias contra sinistro.

Uma copia do memorial descritivo deve ser depositada pela empresa na Delegacia Regional do Trabalho ou órgão autorizado pelo Ministério do Trabalho e Emprego.

O sistema deve conter rotinas auto-explicativas que facilitem o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista.

8.1.1. PERIODO A SER FISCALIZADO

O sistema deve possibilitar à fiscalização o acesso a todas as informações e dados dos últimos 12 meses, no mínimo, ficando a critério de cada empresa estabelecer o período máximo, de acordo com a capacidade de suas instalações.

As informações anteriores a 12 meses, quando solicitadas pelo agente de inspeção, poderão ser apresentadas via terminal de vídeo ou relatório, impresso ou por meio magnético, no prazo de 2 a 8 dias, a contar da data da solicitação.

O sistema pode ser operado em instalações próprias ou de terceiros, caso em que a rede deve ser acionada por terminais na empresa fiscalizada.

8.1.2. ESPECIALISTA EM INFORMÁTICA

Os agentes da inspeção podem solicitar, quando necessário, a presença de especialista em informática para avaliar as condições operacionais e técnicas do sistema.

8.2. SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES

Optando pelo sistema informatizado, o empregador garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, obrigando-se a:

- Manter registro individual em relação a cada empregado;

- Manter registro original por empregado, lhe acrescentado as retificações ou averbações, quando for o caso;

- Adotar sistema de duplicação de arquivos e conservá-los em local diferente, como prevenção à ocorrência de sinistros;

- Assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista, através da tela, impressão de relatório ou meio magnético, às informações contidas nos módulos.

8.3. INFORMAÇÕES DO EMPREGADO

O sistema informatizado de registro deve conter, no mínimo, 6 módulos, assim organizados:

a) Registro de empregados, contendo os seguintes dados:

- Identificação do empregado com: nome completo, filiação, data e local de nascimento, sexo, endereço completo, número no Cadastro da Pessoa Física (CPF), número, data e local de emissão da Carteira de Identidade e número, série e data de expedição da Carteira do Trabalho e Previdência Social;

- Data de admissão e de desligamento;

- Cargo e função;

- Número de identificação e data de cadastramento no PIS / PASEP;

- Registro de acidente do trabalho ou doença profissional;

- Grau de instrução e habilitação profissional, com especificação do registro no Conselho Regional, quando for o caso;

b) Valor da remuneração a sua forma de pagamento, incluindo gratificações, adicionais e demais parcelas salariais decorrentes de lei, acordo ou convenção coletiva;

c) Local e jornada de trabalho;

d) Registro dos descansos obrigatórios na jornada diária, semanal e anual;

e) Afastamentos legais;

f) Informações sobre segurança e saúde do trabalhador, sobretudo as referentes a;

- Participação da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);

- Data do último exame médico periódico;

- Treinamento previsto nas Normas Regulamentadoras.

8.3.1. ESTRANGEIROS

No registro de trabalho estrangeiro, além da respectiva identificação, devem constar as informações relativas ao número e validade da Carteira de Identidade, tipo de Visto, número, série e data de expedição e validade da Carteira de Trabalho e Previdência Social.

8.3.2. HISTÓRICO DOS REGISTROS

(Veja “Modelo de Cadastro Principal do Empregador” para baixar gratuitamente no site do www.cozinhanet.com.br em “Caderno de RH > Downloads”)

9. FISCALIZAÇÃO CONJUNTA

Como existe campo de ação comum entre o Ministério do Trabalho e Emprego e o da Previdência Social, especialmente no confronto entre a presença física dos empregados nas dependências da empresa e o seu respectivo registro, podem ser estabelecidos planos de ação conjunta para vista e inspeção às empresas.

10. PENALIDADES

A empresa com empregado não registrado ficará sujeita a multa de valor igual a R$402,53 por empregado não registrado.

Em cada reincidência, a multa será acrescida de igual valor.

As demais infrações concernentes ao registro de empregados sujeitarão o empregador à multa, aplicada pela fiscalização do trabalho, de valor igual a R$ 201,27 dobrada na reincidência.

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